Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV)

Dieser Auftragsbearbeitungsvertrag (nachfolgend «AVV») ist Bestandteil der AGB zwischen dem Kunden als Verantwortlichem (nachfolgend «Kunde») und der Calio GmbH in Gründung, Churerstrasse 47, 8808 Pfäffikon SZ, als Auftragsbearbeiterin (nachfolgend «Anbieter»). Er regelt die Bearbeitung von Personendaten im Auftrag des Kunden gemäss Art. 9 DSG und, soweit anwendbar, Art. 28 DSGVO.

1. Gegenstand, Dauer, Art und Zweck

Der Anbieter bearbeitet Personendaten ausschliesslich, um dem Kunden die Software Calio bereitzustellen: Speicherung hochgeladener Belege, deren Auswertung (auch mit Hilfe von KI), Erstellung von Buchungsvorschlägen, Übersichten und Entwürfen sowie Support. Der AVV gilt für die Dauer des Vertrags und darüber hinaus, solange der Anbieter Daten des Kunden bearbeitet.

2. Kategorien von Daten und betroffenen Personen

Betroffene Personen: Kunden, Lieferanten, Mitarbeitende, Organe und weitere Geschäftspartner des Kunden sowie die Nutzer seines Kontos.

Datenkategorien: Identifikations- und Kontaktdaten, Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten (inkl. Bankverbindungen), Buchhaltungsdaten, Inhalte von Belegen, Lohn- und Sozialversicherungsdaten. Lohnunterlagen können besonders schützenswerte Personendaten enthalten (z.B. Angaben zur Konfessionszugehörigkeit für die Quellensteuer oder zu Gesundheit bei Absenzen).

3. Weisungen

Der Anbieter bearbeitet die Daten nur nach den dokumentierten Weisungen des Kunden. Als Weisung gelten diese AGB und dieser AVV sowie die Nutzung der Software durch den Kunden. Hält der Anbieter eine Weisung für rechtswidrig, informiert er den Kunden. Der Anbieter verwendet die Daten nicht für eigene Zwecke, insbesondere nicht zum Training von KI-Modellen.

4. Vertraulichkeit

Der Anbieter gewährt Zugriff auf die Daten nur Personen, die ihn zur Vertragserfüllung benötigen und zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.

5. Technische und organisatorische Massnahmen

Der Anbieter gewährleistet eine dem Risiko angemessene Datensicherheit (Art. 8 DSG), insbesondere:

• verschlüsselte Übertragung aller Zugriffe (HTTPS/TLS);
• logisch getrennter Arbeitsbereich pro Kunde; der Zugriff jeder Anfrage ist technisch auf den Arbeitsbereich des angemeldeten Kunden beschränkt;
• KI-Auswertungen einzelner Belege und Fragen an den Assistenten als einzelne Anfragen an den regionalen Zugang des KI-Anbieters für Europa, die jeweils nur Daten dieses Kunden enthalten; der KI-Anbieter bewahrt Ein- und Ausgaben nach der Auswertung 30 Tage auf, um Missbrauch zu erkennen, und ist für diese Aufbewahrung selbst Verantwortlicher, nicht Unterauftragsbearbeiter; zum Training seiner Modelle verwendet er die Inhalte nicht, diese Verwendung ist im Konto des Anbieters bei ihm ausgeschaltet; was bis zum 4. Oktober 2026 an den früheren KI-Anbieter Anthropic Ireland, Limited, Dublin, Irland, übermittelt wurde, hat dieser nach seinen eigenen Angaben (Stand 1. Juli 2026) in den USA gespeichert; er löscht Ein- und Ausgaben nach diesen Angaben innerhalb von 30 Tagen, bewahrt Inhalte, die seine Sicherheitssysteme markieren, bis zu 2 Jahre und deren Klassifizierungswerte bis zu 7 Jahre auf, und länger, wo ein Gesetz es von ihm verlangt — das ist seine Angabe, keine Zusage des Anbieters; keine Anfrage an den KI-Anbieter, solange die KI-Auswertung für den Kunden ausgeschaltet ist (Einstellung «KI-Auswertung aus»), weder beim Hochladen noch über «Jetzt auswerten», den Assistenten oder mehrstufige Aufgaben; untersteht der Kunde einem Berufsgeheimnis nach Art. 321 StGB, ist sie aus und lässt sich nicht einschalten, ebenso für die Daten eines Mandanten, für den er Revisionsstelle ist, und führt er Bücher für Dritte oder untersteht er einer gesetzlichen Verschwiegenheit nach österreichischem Berufsrecht, ist sie zunächst aus und lässt sich erst einschalten, wenn er bestätigt, dass seine Verantwortlichen den Beizug vorgängig genehmigt haben (Ziffer 6); diese Bestätigung wird protokolliert; mehrstufige Aufgaben (z.B. Monatsabschluss) in einer pro Auftrag neu erstellten, abgeschotteten Container-Umgebung, die nur den Arbeitsbereich dieses Kunden enthält; der Arbeitsbereich ist dabei immer nur lesend eingebunden; schreiben kann ein Lauf ausschliesslich in ein eigenes, pro Lauf neues Ausgangsverzeichnis, dessen Vorschläge der Server einzeln prüft und wie eine Eingabe im Dashboard anwendet;
• Passwörter ausschliesslich als gesalzene scrypt-Hashwerte; Sitzungs- und E-Mail-Link-Kennungen nur als Hashwerte gespeichert; Begrenzung von Anmeldeversuchen; Schutz vor Anfragen fremder Websites;
• keine Ausführung von Zahlungen oder Einreichungen an Dritte durch die Software;
• Protokollierung von Änderungen und Rückgängig-Funktion; Löschung hochgeladener Belege über die Anwendung ist ausgeschlossen;
• ein Zugriffsprotokoll ohne Inhalte (Zeitpunkt, IP-Adresse, aufgerufene Adresse ohne Parameter, Status, Kennung von Konto und Kunde), das nach 30 Tagen gelöscht wird; eine tägliche Prüfung jedes gespeicherten Belegs gegen die Prüfsumme, die beim Hochladen gebildet wurde — eine Abweichung erscheint beim Kunden als Hinweis und im Verlauf; Befehle des Anbieters an einen einzelnen Kunden (z.B. ein Export, eine Sperre, das Zurücksetzen eines Zugangs) werden protokolliert und im Verlauf dieses Kunden angezeigt; eine Überwachung von Dienst, Speicherplatz, Datensicherung und Belegprüfung auf dem Server selbst;
• ein Sicherheitsprotokoll nach Art. 4 DSV: wer (Kennung des Kontos und des Kunden) wann welche Daten gespeichert, verändert, abgerufen, bekanntgegeben oder gelöscht hat, mit der Kennung des Datensatzes und gegebenenfalls dem Empfänger, ohne Inhalte, Namen und IP-Adresse; einsehen kann es nur der Anbieter, und einen Auszug über seine eigenen Einträge erhält der Kunde auf Verlangen; es wird täglich verschlüsselt an das getrennte Sicherungsziel übertragen und auf dem System 365 Tage nach dem jeweiligen Ereignis gelöscht, auch nach dem Ende des Vertrags; jeder abgeschlossene Tag liegt zusätzlich getrennt vom System auf einem zweiten Server des Anbieters in der Schweiz, auf dem er sich vom System aus weder ändern noch löschen lässt, und wird dort gelöscht, sobald seit dem Ende des jeweiligen Tages 372 Tage vergangen sind, spätestens 30 Tage nach seiner Löschung auf dem System;
• regelmässige Datensicherungen mit einer Aufbewahrung von höchstens 30 Tagen.

Der Anbieter kann die Massnahmen weiterentwickeln, sofern das Schutzniveau nicht unterschritten wird.

6. Unterauftragsbearbeiter

Der Kunde genehmigt den Beizug der folgenden Unterauftragsbearbeiter:

• Infomaniak Network SA (Schweiz) — Hosting und Datenspeicherung;
• Infomaniak Network SA (Schweiz) — Versand von System-E-Mails ohne Beleg- oder Buchhaltungsdaten;
• Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich (RCS Paris 952 418 325) (über seinen regionalen Zugang für Europa: Rechenzentren in Staaten der EU und der EFTA) — KI-Auswertung; Bekanntgabe ins Ausland gestützt auf: die vom Bundesrat festgestellte Angemessenheit des Datenschutzes in Frankreich und den übrigen Staaten der EU und des EWR (Art. 16 Abs. 1 DSG; Anhang 1 DSV, Frankreich Ziff. 14). Nach seinen eigenen Angaben können Inhalte auch an seine verbundenen Gesellschaften («Mistral AI Affiliates») gelangen; deren Liste (gültig ab 28. Juli 2026) nennt Gesellschaften in Frankreich, Luxemburg, Singapur, dem Vereinigten Königreich, den USA, Spanien, der Schweiz, Polen, Deutschland, Österreich, Australien, den Vereinigten Arabischen Emiraten und den Niederlanden, ohne zu sagen, welche davon für welches Produkt Inhalte erhält; seine Unterauftragsbearbeiter nennt er unter trust.mistral.ai/subprocessors, darunter Cloudflare mit dem Ort «Worldwide» (weltweit) und CrowdStrike mit «EEA, United States» (EWR und USA).

Der Anbieter informiert den Kunden mindestens 30 Tage im Voraus über den Beizug oder Wechsel eines Unterauftragsbearbeiters: per E-Mail an die Inhaberinnen und Inhaber des Kundenkontos und in der Software. Die Mitteilung nennt Name, Adresse, Land der Bearbeitung, Zweck und die betroffenen Daten sowie den Tag, ab dem der Unterauftragsbearbeiter beigezogen wird; die Frist läuft frühestens ab dem Versand dieser E-Mail. Ab der Mitteilung steht er in der obigen Liste, mit dem Tag, ab dem er frühestens eingesetzt wird. Der Kunde kann dem Beizug bis zum Vortag des Beizugs widersprechen, ohne einen Grund angeben zu müssen, per E-Mail an die in der Mitteilung genannte Adresse. Nach einem Widerspruch gibt der Anbieter keine Daten dieses Kunden an den neuen Unterauftragsbearbeiter, auch nicht während der Herausgabe nach Ziffer 9. Betrifft der neue Unterauftragsbearbeiter nur eine Funktion, auf die der Kunde verzichten kann, setzt der Anbieter ihn für die Daten dieses Kunden nicht ein, auch später nicht. Kann der Kunde auf ihn nicht verzichten, endet der Vertrag am Vortag des Beizugs, ausser der Kunde zieht seinen Widerspruch bis dahin zurück; der Anbieter gibt ihm die Daten vorher aus der bisherigen Umgebung heraus und erstattet ihm bereits bezahlte Gebühren für die Zeit nach dem Vertragsende anteilig zurück, abweichend von Ziffer 8.1 der AGB. Unabhängig davon kann der Kunde den Vertrag auf den Zeitpunkt des Beizugs kündigen. Der Anbieter verpflichtet Unterauftragsbearbeiter auf gleichwertige Datenschutzpflichten.

Kunden, die selbst Auftragsbearbeiter sind. Bearbeitet der Kunde die Daten seinerseits im Auftrag Dritter (z.B. als Treuhandbüro für seine Mandanten), ist der Anbieter sein Unterauftragsbearbeiter. Der Kunde sichert zu, (a) dass seine Verantwortlichen den Beizug des Anbieters und der Unterauftragsbearbeiter nach dieser Ziffer vorgängig genehmigt haben, Verantwortliche im EWR schriftlich; (b) dass sein Auftrag ihm diese Übertragung erlaubt; (c) dass seine Verträge ihm keine weitergehenden Datenschutzpflichten auferlegen als dieser AVV, oder dass er solche Pflichten dem Anbieter vor dem Hochladen der Daten mitteilt; und (d) dass er dies nachweisen kann. Mitteilungen nach dieser Ziffer leitet er an seine Verantwortlichen weiter, und deren Widersprüche gibt er dem Anbieter weiter; sie gelten als Widerspruch des Kunden.

7. Unterstützung des Kunden

Der Anbieter unterstützt den Kunden im zumutbaren Rahmen bei der Erfüllung von Anfragen betroffener Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Herausgabe), bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und bei Meldungen an Behörden. Erreicht eine Anfrage einer betroffenen Person den Anbieter, leitet er sie an den Kunden weiter.

8. Verletzungen der Datensicherheit

Der Anbieter meldet dem Kunden eine Verletzung der Datensicherheit, die dessen Daten betrifft, so rasch als möglich, mit den ihm bekannten Angaben zu Art, Umfang, Folgen und ergriffenen Massnahmen, damit der Kunde seine Meldepflicht (Art. 24 DSG, Art. 33 DSGVO) erfüllen kann.

9. Rückgabe und Löschung

Nach Vertragsende gibt der Anbieter die Daten auf Verlangen, das innerhalb von 30 Tagen gestellt wird, in einem gängigen Format heraus, samt dem vollständigen Verlauf der Änderungen, und löscht sie anschliessend. Es bleiben nur: die verschlüsselte Kopie der Herausgabe, bis der Anbieter sie nach der Übergabe vom Server entfernt, eine im Dashboard bereitgestellte spätestens sieben Tage nach ihrer Bereitstellung; die Angaben, die der Anbieter für seine eigene Abrechnung mit dem Kunden braucht; das Ereignis- und das Versandprotokoll der Plattform, die keine Belege und keine Zahlen aus den Büchern enthalten, so lange, wie es die Datenschutzerklärung nennt; das Zugriffsprotokoll nach Ziffer 5, bis 30 Tage nach dem jeweiligen Aufruf; die Meldungen des Dienstes im Systemprotokoll des Servers, die Kennungen des Kunden, seiner Konten und Belege nennen können, aber keine IP-Adressen, bis das Systemprotokoll sie überschreibt; das Sicherheitsprotokoll nach Ziffer 5, auf dem System bis 365 Tage nach dem jeweiligen Ereignis und in seiner Kopie auf dem zweiten Server des Anbieters bis 372 Tage nach dem Ende des jeweiligen Tages, spätestens 30 Tage nach seiner Löschung auf dem System; Kopien in Datensicherungen, die spätestens nach 30 Tagen überschrieben werden; und Daten, die bereits an den KI-Anbieter übermittelt wurden, nach dessen Aufbewahrungsfristen (Ziffer 5) — sie lassen sich nachträglich nicht verkürzen.

10. Nachweise und Kontrollen

Der Anbieter stellt dem Kunden auf Anfrage die Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung dieses AVV nötig sind. Kontrollen vor Ort sind nach rechtzeitiger Ankündigung, während der Geschäftszeiten und ohne Beeinträchtigung anderer Kunden möglich; die Kosten trägt der Kunde, sofern keine Verletzung festgestellt wird.

11. Schlussbestimmungen

Für die Haftung gelten die Bestimmungen der AGB. Bei Widersprüchen zwischen AGB und AVV geht dieser AVV in Fragen des Datenschutzes vor. Es gelten schweizerisches Recht und der Gerichtsstand gemäss AGB.

Stand: 6. Oktober 2026 · Version 2026-10-06.1